Kassensystem#

Integrierte Komponente#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem ist integrierte Komponente des Gesamtsystems und bezieht seine Konfiguration, z.B. in Bezug auf Produkt- und Ticketarten, zusammen mit den anderen Komponenten (z.B. Webshop) aus einer einheitlichen Datenquelle. Es findet keine Doppelpflege von Stammdaten statt.

Synchronisierung Stammdaten#

Muss-Kriterium

Die Synchronisierung von Stammdaten erfolgt vollautomatisch und zeitnah.

Synchronisierung Buchungsdaten#

Soll-Kriterium

Die Synchronisierung von Buchungsdaten der auf der Kasse erfolgten Buchungen erfolgt vollautomatisch und zeitnah. Über ein Online-Backend sind die Kassenbelege und Kassenabschlüsse aller Kassen jederzeit abrufbar.

Tickets sofort gültig#

Muss-Kriterium

An der Kasse erworbene Tickets werden innerhalb weniger als 10 Sekunden an allen Zutrittspunkten als gültige Tickets anerkannt.

Kontingente in Echtzeit#

Soll-Kriterium

Der Verkauf von kontingentierten Produkten oder die Einlösung von kontingentierten Gutscheinen wird in Echtzeit mit den restlichen Systemkomponenten abgestimmt und verhindert eine Überbuchung bzw. Mehrfachnutzung.

Einheitliches Reporting#

Soll-Kriterium

Reporting (z.B. Umsatzreports) sind sowohl einzeln für das Kassensystem als auch integriert ins Gesamtsystem mit Buchungen über alle Kanäle verfügbar. Die Synchronisierung von Buchungsdaten der auf der Kasse erfolgten Buchungen erfolgt vollautomatisch und zeitnah.

Warenkorbfunktion#

Muss-Kriterium

Der Verkauf verschiedener Produkte in einer Transaktion mit einer Zahlung ist am Kassensystem möglich.

Sofortstorno#

Muss-Kriterium

Dem Kassierpersonal steht eine Sofortstornofunktion zur Korrektur noch nicht verbuchter Eingaben zur Verfügung.

Gutscheincodes#

Muss-Kriterium

Die Einlösung von Gutscheincodes (Rabattcodes/Zugangscodes/Einzweckgutscheine) ist am Kassensystem möglich.

Wertgutscheine#

Muss-Kriterium

Die Einlösung von Wertgutscheinen (Mehrzweckgutscheine) ist am Kassensystem möglich. Hierbei ist auch eine Zuzahlung über eine andere Zahlungsmethode möglich, wenn der Wertgutschein den Einkaufswert nicht abdeckt.

Verkauf#

Muss-Kriterium

Der Verkauf von Wertgutscheinen (Mehrzweckgutscheine) ist am Kassensystem möglich.

Verkauf#

Soll-Kriterium

Die Wiederaufladung von Wertgutscheinen (Mehrzweckgutscheine) ist am Kassensystem möglich.

Personalisierung#

Muss-Kriterium

Die Personalisierung der Tickets ist im Kassensystem vollumfänglich möglich, sofern sie für die jeweilige Ticketart erforderlich ist.

Personalisierung mit Foto#

Soll-Kriterium

Für VIP/Dauerkarten ist bei der Personalisierung auch die Aufnahme eines Fotos zum Aufdruck auf das Ticket möglich.

Barzahlung#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem unterstützt die Verbuchung von Zahlungen mit Bargeld.

Wechselgeldrechner#

Soll-Kriterium

Das Kassensystem bietet dem Personal eine Möglichkeit zur Eingabe des vom Kunden gegebenen Bargeldbetrags und zeigt den errechneten Wechselgeldbetrag an.

Bargeldbestand#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem führt Buch über den Bargeldbestand in der Kasse und unterstützt die Verbuchung von Einlagen und Entnahmen, z.B. für das Management von Wechselgeld oder sonstigen Gründen.

Verhinderung von Negativbeständen#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem verhindert einen negativen rechnerischen Kassenbestand, z.B. durch die Auszahlung einer Erstattung, die den rechnerischen Bargeldbestand in der Kasse übersteigen würde.

Kartenzahlung#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem unterstützt die Verbuchung von Kartenzahlungen (z.B. girocard, Kreditkarten) über ein entsprechendes Zahlungsterminal.

ZVT-Standard#

Soll-Kriterium

Das Kassensystem erlaubt die Anbindung aller Zahlungsterminals, die dem ZVT-Standard des Verband der Terminalhersteller in Deutschland e.V. entsprechen. Die Anbindung erfolgt per TCP/IP, USB oder seriell.

Kassiereridentifikation#

Muss-Kriterium

Die Kassierer:innen werden über personenbezogene Accounts identifiziert und melden sich mit dem persönlichen Account an der Kasse an. Zum Login wird eine individuelle PIN und/oder ein Hardware-Token/Schlüssel verwendet. Grundsätzlich kann jede Kassierer:in an jeder Kasse kassieren.

Berechtigung#

Soll-Kriterium

Ein Berechtigungssystem ermöglicht die feingranulare Steuerung des Zugriffs auf Kassenfunktionen. Mindestens einzeln gesteuert werden können:

Die Durchführung von Retouren/Rückerstattungen
Die Suche vergangener Transaktionen
Die Suche nach Online-Bestellungen
Die Erstellung von Kassenabschlüssen
Den Nachdruck von bereits vorher gedruckten Tickets

Bestelldatenbank / Helpdesk-Funktion#

Soll-Kriterium

Über das Kassensystem ist berechtigungsabhängig auch die Bearbeitung bestehender Ticketbestellungen möglich.

Nachdruck#

Soll-Kriterium

Über das Kassensystem ist berechtigungsabhängig die Suche nach bestehenden Ticketbestellungen und der erneute Ausdruck der Tickets möglich.

Rücknahme#

Soll-Kriterium

Über das Kassensystem ist berechtigungsabhängig die Rückname (Retoure) eines Tickets gegen Barauszahlung des Ticketpreises möglich.

Namensänderung#

Kann-Kriterium

Über das Kassensystem ist berechtigungsabhängig die Änderung der Personalisierungsdaten eines Tickets möglich.

Bezahlung Ticketrechnung#

Kann-Kriterium

Über das Kassensystem ist die Bezahlung einer z.B. online aufgegebenen und noch nicht bezahlten Bestellung (z.B. Rechnungszahlung) möglich.

Verkauf mit sofortiger Entwertung#

Soll-Kriterium

Tickets können einstellungsabhängig beim Kauf sofort wie beim Einlass entwertet werden.

Belegdruck#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem ist in der Lage, Kassenbelege auszudrucken, die alle Merkmale einer gültigen Kleinbetragsrechnung nach § 14 UStG i.V.m. § 33 UStDV aufweisen.

Digitale Belegausgabe#

Soll-Kriterium

Das Kassensystem bietet eine rechtskonforme Möglichkeit zur papierlosen Ausgabe von Belegen.

Ticketdruck#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem ist in der Lage, die verkauften Tickets auszudrucken.

Thermobelege#

Soll-Kriterium

Das Kassensystem ist in der Lage, Ticket-Barcodes über den Kassenbelegdrucker zusammen mit dem Kassenbeleg auszudrucken.

Thermotickets#

Soll-Kriterium

Das Kassensystem ist in der Lage, Tickets über einen Thermodirekt-Ticketdrucker auszudrucken.

Plastikkarten#

Soll-Kriterium

Das Kassensystem ist in der Lage, Tickets über einen Plastikkartendrucker auszudrucken.

Layout-Editor#

Soll-Kriterium

Das Layout der ausgegebenen Tickets kann von der Auftraggeberin über einen WYSIWYG-Editor frei konfiguriert werden. Für unterschiedliche Produkte können unterschiedliche Layouts konfiguriert werden.

Kundendisplay#

Soll-Kriterium

Das Kassensystem bietet eine Möglichkeit zur Anbindung eines Kundendisplays, auf dem der Käufer:in die aktuelle Transaktion übersichtlich angezeigt wird.

Kassenabschluss#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem bietet die Möglichkeit eines täglichen (oder häufigeren) Kassenabschlusses, bei dem der Bargeldbestand der Kasse gezählt und mit dem rechnerischen Kassenbestand abgeglichen wird und ein Kassenbericht über den Zeitraum seit dem letzten Kassenabschluss erstellt wird ("Z-Bericht").

Kassenschnitt#

Kann-Kriterium

Der Kassenschnitt des angeschlossenen Kartenzahlungsterminals kann für übereinstimmende Berichtszeiträume zeitgleich automatisch angestoßen werden.

Zwischenbericht#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem bietet die Möglichkeit, jederzeit einen Kassenbericht mit dem aktuellen Kassenbestand über den Zeitraum seit dem letzten Kassenabschluss zu erstellen ("X-Bericht").

Bedienbarkeit per Touch oder Tastatur#

Soll-Kriterium

Das Kassensystem ist mit einer intuitiven Bedienoberfläche für die Bedienung per Touchscreen ausgestattet, kann jedoch auch per Tastatur bedient werden.

Offlinefähigkeit#

Soll-Kriterium

Bei Wegfall der Internetverbindung oder Servererreichbarkeit kann das Kassensystem die wichtigsten Verkaufsfunktionen weiter ausführen (ausgenommen z.B. kontingentierter Produkte).

Trainingsmodus#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem verfügt über einen Trainingsmodus zur Einlernung neuer Kassierer:innen, in dem keine echten Transaktionen verbucht werden, aber dennoch alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Gesetzliche Anforderungen#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen in Deutschland an Kassensysteme.

GoBD#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem erfüllt die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) in Bezug auf die vom System übernommenen Funktionen, insbesondere in Bezug auf die Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge und die Unveränderbarkeit von Belegen und Protokollen.

TSE#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem ermöglicht die Anbindung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), die nach der BSI-Richtlinie TR-03153 zertifiziert ist (§ 146a Abs. 1 AO, § 5 KassenSichV). Die Wahl zwischen einer Hardware-TSE oder Cloud-TSE kann vom Systemanbieter getroffen werden, solange alle anderen Anforderungen in Bezug auf Offline-Betrieb und Performance erfüllt werden.

Beleganforderungen#

Muss-Kriterium

Die vom Kassensystem erstellten Belege erfüllen bei geeigneter Konfiguration die Anforderungen des § 146a Abs. 2 AO, § 6 KassenSichV, § 14 UStG (ggf. in Verbindung mit § 33 UStDV) und ggf. weitere einschlägige gesetzliche Anforderungen.

Einheitliche digitale Schnittstelle#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem unterstützt den Datenexport entsprechend der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K, § 146a Abs. 1 AO, § 4 KassenSichV).

Kassenanmeldung#

Soll-Kriterium

Das Kassensystem unterstützt die Auftraggeberin bei der Anmeldung der Kasse beim Finanzamt gemäß § 146a Abs. 4 mindestens durch Bereitstellung aller notwendigen Informationen, idealerweise jedoch durch ein Tool, das auch die Anmeldung einer größeren Anzahl Kassen mit geringem Aufwand ermöglicht.

Standardisierte Betriebsumgebung#

Muss-Kriterium

Das Kassensystem läuft als Anwendung auf Standardhardware mit einem weit verbreiteten Betriebssystem, z.B. Windows, Linux, Android oder iPadOS.

Hardware: Mobile Kassensysteme#

Muss-Kriterium

Die angebotene Hardware für mobile Kassensysteme erfüllt mindestens folgende Anforderungen:

CPU mit mindestens 4 Kernen und mindestens 2,0 GHz
Mindestens 4 GB RAM
Mindestens 16 GB freier nichtflüchtiger Speicher (bei installiertem Betriebssystem)
Kapazitiver Touchscreen
Mindestens 10 Zoll Bildschirmdiagonale
Bildschirmauflösung mindestens 1200x600 Pixel
Netzwerkanbindung über WLAN (min. IEEE 802.11 a/b/g/n/ac) und Mobilfunk (min. 4G/LTE)
Bluetooth 4.2+ inkl. BLE
Integrierter Akku mit mindestens 2500mAh
Aktuelles Betriebssystem mit Sicherheitsupdates für min. 3 Jahre
Mindestens 1 USB-A oder USB-C Port zusätzlich zum Ladeanschluss
Integrierter Kassenbelegdrucker (min. 58mm Druckbreite, min. 70 mm/s Druckgeschwindigkeit)
Einsetzbar bei Umgebungstemperatur 0°C bis 40°C
Ladestation verfügbar

Hardware: Stationäre Kassensysteme#

Muss-Kriterium

Die angebotene Hardware für mobile Kassensysteme erfüllt mindestens folgende Anforderungen:

CPU mit mindestens 4 Kernen und mindestens 2,0 GHz
Mindestens 4 GB RAM
Mindestens 32 GB freier nichtflüchtiger Speicher (bei installiertem Betriebssystem)
Kapazitiver Touchscreen
Mindestens 15 Zoll Bildschirmdiagonale
Bildschirmauflösung mindestens Full HD (1920x1080 Pixel)
Netzwerkanbindung über Gigabit-Ethernet und WLAN (min. IEEE 802.11 a/b/g/n/ac)
Bluetooth 4.2+ inkl. BLE
Aktuelles Betriebssystem mit Sicherheitsupdates für min. 3 Jahre
Mindestens 3 USB-A-Ports
Integriertes Kundendisplay mit mindestens 7" Bildschirmdiagonale
Einsetzbar bei Umgebungstemperatur 0°C bis 40°C

Hardware: Belegdrucker#

Muss-Kriterium

Das angebotene Modell für Belegdrucker erfüllt mindestens folgende Anforderungen:

Thermodirektdruck
Mindestens 200dpi Auflösung
Cutter
80mm Papierbreite
Druckgeschwindigkeit bis min. 300mm/s
Anschluss ans Kassensystem per USB oder Ethernet
kompatibel mit 80mm Rollendurchmesser
kompatibel mit umweltfreundlichem Papier (z.B. Blue4est, Ökobon)

Kommentar

Bei sehr hohem Verkaufsvolumen kann die Anforderung an die Druckgeschwindigkeit auf 500mm/s angepasst werden, damit nur Höchstleistungs-Belegdrucker angeboten werden.

Hardware: Ticketdrucker#

Muss-Kriterium

Das angebotene Modell für Ticketdrucker erfüllt mindestens folgende Anforderungen:

Thermodirektdruck
Mindestens 200dpi Auflösung
Cutter
80mm Papierbreite
Blackmark- oder Gap-Detection
Automatische Erkennung der Ticketlänge
Druckgeschwindigkeit bis min. 200mm/s
Anschluss ans Kassensystem per USB oder Ethernet
Angegebene Lebensdauer mindestens ca. 100km Papier / c.a 100 Millionen Pixel-Aktivierungen / ca. 1 Million Cuts

Kommentar

Nach Wunsch können die Parameter wie folgt erhöht werden:

Druckgeschwindigkeit bis 250 mm/s
Auflösung bis 300dpi
Papierbreite bis 100mm

Diese Parameter sollten jedoch nur erhöht werden, wenn die höheren Anforderungen wirklich benötigt werden, da sie zu höheren Stückkosten führen können.

Hardware: Plastikkartendrucker#

Muss-Kriterium

Das angebotene Modell für den Plastikkartendrucker erfüllt mindestens folgende Anforderungen:

Thermotransferdruck / Farbsubmlimation
Mindestens 300dpi Auflösung
Kompatibilität mit verschiedenen Farbbändern (z.B. monochrom, YMCKO)
Randlose Bedruckung möglich
Kartenzuführung per Hopper mit bis zu 100 Karten
Monochromer Druck mit bis zu 900 Karten/Stunde
YMCKO-Druck mit bis zu 200 Karten/Stunde
PVC-Karten im Format CR80 ISO 7810 ID-1 unterstützt
Anschluss ans Kassensystem per USB oder Ethernet

Kommentar

Es kann zusätzlich der doppelseitige Druck gewünscht werden. Wir raten davon jedoch in der Regel ab, da der Druck dann auch doppelt so lange dauert.

Hardware: Kassenschubladen#

Muss-Kriterium

Das angebotene Modell für Kassenschubladen erfüllt mindestens folgende Anforderungen:

Frontöffnung
Manuelle Öffnung über Schloss
Elektrische Öffnung über Kassendrucker mit RJ12-Standardanschluss
Einsatz mit 6 Scheinfächern und 8 Münzfächern

Kommentar

Es kann alternativ ein besonders kleines Modell gewünscht werden (dann meist mit 4 Scheinfächern) oder Vorgaben zu den Außenmaßen gemacht werden.

Hardware: Barcodescanner#

Muss-Kriterium

Das angebotene Modell für Barcode-Handscanner erfüllt mindestens folgende Anforderungen:

Anschluss per USB ans Kassensystem
Lesen aller gängigen 1D- und 2D-Barcodes (z.B. EAN, Code39, Code128, QR, DataMatrix, PDF417, Aztec, …)